Hogyan kell írni egy kísérőlevelet

Annyi egymásnak ellentmondó tanács van, hogy nehéz eldönteni, hol is kezdjük. Szükséged van egyáltalán levélre, különösen, ha online rendszeren keresztül jelentkezel?

Mit mondanak a szakértők

A válasz szinte mindig igen. Persze, előfordulhat, hogy ha online nyújtod be a jelentkezést, és nem tudod mellékelni, de amikor csak lehet, küldj egyet - mondja Jodi Glickman kommunikációs szakértő, a Great on the Job (Nagyszerű a munkában) című könyv szerzője.

"Ez a legjobb esélyed arra, hogy felhívd magadra a HR-es vagy a felvételi menedzser figyelmét, és fontos lehetőség arra, hogy megkülönböztesd magad mindenki mástól." A szűkös álláspiacon pedig a megkülönböztetés kritikus jelentőségű, mondja John Lees, brit karrierstratéga és a Knockout CV szerzője. Mégis, mint bárki, aki valaha írt már kísérőlevelet, tudja, nem könnyű jól csinálni. Íme néhány tipp, ami segíthet.

Először végezz kutatást.

Mielőtt elkezdenéd az írást, tájékozódj a vállalatról és a kívánt munkakörről. Természetesen alaposan olvasd el a munkaköri leírást, de nézd át a vállalat weboldalát, a vezetők Twitter-bejegyzéseit és a LinkedIn-en található munkavállalói profilokat is. Ez a kutatás segíteni fog a motivációs levél testre szabásában, hiszen nem szabad általános levelet küldened.

Segítségével dönthetsz a megfelelő hangnemről is. "Gondolj a szervezet kultúrájára, ahová jelentkezel" - tanácsolja Glickman. "Ha egy kreatív ügynökségről van szó, például egy dizájnboltról, akkor lehet, hogy több kockázatot vállalsz, de ha egy konzervatívabb szervezetről van szó, például egy bankról, akkor visszafoghatod magad".

Ha lehetséges, a motivációs levél megírása előtt keresd fel a felvételi menedzsert vagy egy másik ismerősét a vállalatnál - tanácsolja Lees. Küldhet egy e-mailt vagy egy LinkedIn-üzenetet, "amelyben egy okos kérdést teszel fel az állással kapcsolatban". Így a levelet az interakcióra való hivatkozással kezdheted. Mondhatod, hogy "Köszönöm a múlt heti hasznos beszélgetést", vagy "Nemrég beszéltem az önök cégénél ezzel-azzal". Természetesen nem mindig van lehetőséged felvenni valakivel a kapcsolatot - vagy nem biztos, hogy választ kapsz. Ez nem baj. Egy próbát még így is megér.

Koncentráljon a jövőre.

Míg az önéletrajz a tapasztalataidra és az eddigi életedre való visszatekintést szolgálja, addig a kísérőlevélnek a jövőre és arra kell összpontosítania, hogy mit szeretnél csinálni - mondja Glickman. "Hasznos lehet, ha úgy gondolsz rá, mint egy hídra a múlt és a jövő között, amely elmagyarázza, mit szeretnél legközelebb csinálni, és miért." A világjárvány miatt kevésbé várható el, hogy olyan állásra jelentkezzen, amit már korábban is csinált.

"Több millió ember van, aki - önként vagy akaratlanul - karrierváltáson megy keresztül, és át kell pivotálnia és újra kell gondolnia, hogy a készségei hogyan kapcsolódnak egy másik szerepkörhöz vagy iparághoz" - mondja Glickman. A kísérőlevélben megmagyarázhatja, hogy milyen váltást hajt végre, például a vendéglátásról a marketingre. Gondolj erre úgy, mint egy lehetőségre, hogy eladd az átvihető készségeid.

Nyisd meg erősen. "Az emberek általában azzal írják bele magukat a levélbe, hogy 'X állásra jelentkezem, amit Y helyen láttam. Ez pazarlás" - mondja Lees. Ehelyett vezess egy erős nyitómondattal. "Kezd a csattanóval - miért izgalmas ez az állás számodra, és mit hoz az asztalra" - mondja Glickman. Írhatja például, hogy "Több mint 15 éves tapasztalattal rendelkező környezetvédelmi adománygyűjtő szakember vagyok, aki lehetőséget keres arra, hogy új módon kamatoztassa a képességeimet, és szívesen bevinném a szakértelmemet és a lelkesedésemet az Önök növekvő fejlesztési csapatába". Ezután egy-két mondatot írhatsza hátteredről és a releváns tapasztalataidról, de nem kell felelevenítenie az önéletrajzod.

Hogyan írjunk egy olyan önéletrajzot, amely kiemelkedik a többi közül?

Nagy az esélye annak, hogy a felvételi menedzser vagy a toborzó egy halom ilyen önéletrajzot olvas, ezért szeretnéd felkelteni a figyelmét. De ne próbálj meg vicces lenni. "A humor gyakran elmaradhat, vagy öncélúan hangozhat" - mondja Lees. Maradj távol a közhelyes közhelyektől is. "Mondj valami közvetlen és dinamikusat, például: "Hadd hívjam fel a figyelmét két okra, amiért nagyszerű kiegészítője lennék a csapatának"."

Ha személyes kapcsolataod van a céggel vagy egy ott dolgozóval, ezt is említsd meg az első egy-két mondatban. És mindig közvetlenül valakinek címezzda levelet. "A közösségi médiában gyakran megtalálható a felvételi vezető neve" - mondja Glickman.

Hangsúlyozd a személyes értékedet. A felvételi vezetők olyan embereket keresnek, akik segíteni tudnak nekik a problémák megoldásában. A korábban végzett kutatásra támaszkodva mutasd meg, hogy tudod, mivel foglalkozik a vállalat, és ismered a vállalat előtt álló kihívások egy részét. Ezeknek nem kell konkrétaknak lenniük, de megemlíthetied, hogyan érintette az iparágat a világjárvány. Például írhatod, hogy "Sok egészségügyi vállalatot túlterheltek azzal, hogy magas színvonalú ellátást kell nyújtaniuk, miközben meg kell védeniük a személyzet egészségét és biztonságát".

Ezután beszélj arról, hogy tapasztalataid hogyan tettek képessé arra, hogy megfelelj ezeknek az igényeknek; esetleg magyarázd el, hogyan oldottál meg egy hasonló problémát a múltban, vagy oszd meg egy releváns eredményed. Bizonyítani szeretnéd, hogy mi az, ami megkülönböztet téged a többiektől.

Lees rámutat, hogy van két olyan készség, amely jelenleg szinte minden munkakörben releváns: az alkalmazkodóképesség és a gyors tanulási képesség. Ha vannak rövid példáid, amelyek ezeket a készségeket bizonyítják, akkor azokat is add meg. Ha például támogattad a csapatod a távmunkára való átállásban, írd le, hogyan tetted ezt, és milyen képességekre támaszkodtál.

Mutass lelkesedést.

"Ha nem vesznek fel, az általában nem a képességek hiánya miatt van" - mondja Glickman. "Hanem azért, mert az emberek nem hitték el a történetedet, hogy akarod a munkát, vagy hogy tudod, mire vállalkoztál." A felvételi menedzserek azt a jelöltet választják, aki úgy tüntette fel, hogy ez az álommunkája. Tehát tedd világossá, hogy miért akarod a pozíciót. "A lelkesedés személyiséget közvetít" - teszi hozzá Lees. Azt javasolja, hogy írj valami olyasmit, hogy "Szívesen dolgoznék a cégüknél. Ki ne szeretne? Ön az iparág vezetője, olyan szabványokat állít fel, amelyeket mások csak követnek".

Ne fáradj a jelentkezéssel, ha nem lelkesedik a vállalat vagy a szerepkör valamely aspektusa miatt. Figyelj a hangnemre. Ugyanakkor ne vidd túlzásba a hízelgést, és ne mondj olyat, amit nem gondolsz komolyan. A hitelesség kulcsfontosságú. "Még akkor is, ha már hónapok óta munkanélküli vagy, és jelenleg bármilyen munkát elvállalnál, kerüld el, hogy kétségbeesettnek tűnj" - mondja Lees.

Ne akard, hogy a hangnem aláássa az üzeneted, ezért legyél profi és érett. Egy jó ökölszabály, hogy képzeld magad a felvételi menedzser helyébe, és gondolj arra, hogy "milyen nyelvezetet használna a felvételi menedzser a vállalat egyik ügyfelével szemben". Természetesen nehéz lehet megkülönböztetni a saját hangnemed írásban, ezért előfordulhat, hogy meg kell kérni valakit, hogy nézze át a tervezetet (ami egyébként mindig jó ötlet). Lees azt mondja, hogy gyakran kivágja "mindent, ami kétségbeesésnek hangzik", amikor átnézi az ügyfeleknek írt leveleket.

Röviden.

A tanácsok nagy része azt mondja, hogy egy oldal alatt tartsuk. De Glickman és Lees szerint még a rövidebb is jobb. "A legtöbb kísérőlevél, amit látok, túl hosszú" - mondja Lees. "Elég rövidnek kell lennie ahhoz, hogy valaki egy pillantással el tudja olvasni". Tényleg sok mindent le kell fednie - de ezt tömören kell tennie. Ebben az esetben hasznos lehet, ha megkér egy barátot, korábbi kollégát vagy mentort, hogy nézze át a levelét. Kérje meg őket, hogy olvassák át, és mutassanak rá azokra a helyekre, amelyeket meg lehetne rövidíteni.

Valójában jó ötlet, ha néhány emberrel megosztod a motivációs leveled - mondja Lees. Ahelyett, hogy elküldenéd, és megkérdeznéd, hogy "Mit gondolsz?", pontosítsd, hogy milyen visszajelzésre vágysz. Különösen két dolgot kérj. Először is kérdezzdmeg a barátodat, hogy világos-e, mi a fő mondanivalója. Mi az a történet, amit el akarsz mesélni? Össze tudja-e foglalni?

Másodszor, kérdezd meg, mi a baj a levéllel. "Más emberek jobban odafigyelnek a kétségbeesésre, a túlértékesítésre, a túlságosan szerénykedésre és az alulértékelésre" - mondja Lees, és nekik képesnek kell lenniük rámutatni azokra a helyekre, ahol a hangnem nem stimmel.Amikor nem tudsz kísérőlevelet benyújtani. Sok vállalat ma már olyan online jelentkezési rendszert használ, amely nem teszi lehetővé kísérőlevél benyújtását. Lehet, hogy ki tudod találni, hogyan csatolhatsz egyet az önéletrajzzal egy dokumentumban, de ez nem garancia, különösen azért nem, mert egyes rendszerek csak bizonyos mezőkbe engedik beírni az adatokat. Ezekben az esetekben használd a megadott formátumot, hogy bemutasd, mennyire vagy alkalmas a munkakör betöltésére, és mennyire lelkesedsz a szerep iránt. Ha lehetséges, próbálj meg találni valakit, akinek küldhetsz egy rövid utólagos e-mailt, amelyben kiemelsz néhány kulcsfontosságú pontot a jelentkezéseddel kapcsolatban.