Hogyan fejezzünk be egy e mailt

Bár fontos, hogy az üzenet minden egyes részét átgondoltan állítsd össze, a jól felépített email-felirat (az email utolsó sora és az aláírás) elengedhetetlen ahhoz, hogy pozitív benyomást hagyj az olvasóban. A világos, professzionális e-mailek írása segíthet abban, hogy pozitívan pozícionálja magát a karrierjében a kollégái, a hálózatában lévő emberek vagy a potenciális munkaadók előtt. Annak érdekében, hogy biztosan elérje ezt a célt, íme néhány háttérinformáció arról, hogyan kell befejezni egy e-mailt, milyen elemeket kell tartalmaznia, és néhány hasznos példa.

Miért fontosak az e-mail lezárások

Az e-mail lezárása az utolsó dolog, amit a közönség elolvas, miután befejezted az üzeneted, és ez lehet a motiváló tényező, amely meghatározza, hogy milyen gyorsan válaszolnak - vagy egyáltalán válaszolnak-e. Képzeld el, hogy egy új üzleti kapcsolattal találkozol egy iparági rendezvényen. Miután a beszélgetés véget ért, nem fordulnál meg, és nem mennél el szó nélkül. Ez udvariatlanság lenne, rossz benyomást keltene, és valószínűleg megakadályozná a jövőbeli beszélgetéseket. Ehelyett valószínűleg valami ilyesmit mondanál:

"Nagyon örültem a találkozásnak! Kérem, vedd el az egyik névjegykártyámat. Remélem, hamarosan hallok felőled!" Gondolj úgy az e-mailje lezárására, mint egy beszélgetés befejezésére. Ha barátságos, udvarias és professzionális nyelvezetet használsz, és egyértelmű cselekvésre való felhívást tartalmaz, nagyobb esélye van arra, hogy pozitív választ kapj.

Tippek a professzionális e-mail befejezés elkészítéséhez

Íme néhány dolog, amit érdemes szem előtt tartani, amikor megírod az e-mail zárószövegét:

Használd a teljes neved. Mindig írd bele a kereszt- és vezetékneved a lezárásába - különösen az első néhány levelezésben. Így a címzett tisztában van a személyazonosságoddal, és kevésbé valószínű, hogy összetéveszt más, azonos keresztnevű kapcsolattartókkal. Legyél professzionális. Használd a szövegkörnyezeti nyomokat a megfelelő hangnem meghatározásához, amelyet a záróbeszédében használhatsz. Ha olyasvalakinek küldesz e-mailt, akivel még sosem találkoztál, tartsd meg a professzionális hangnemet, és kerüld az olyan laza befejezéseket, mint a "Hamarosan beszélgetünk!". Ha már több e-mailt váltottál, és úgy érzed, hogy egy lazább zárás lenne a megfelelőbb, nyugodtan tükrözd közönséged hangnemét. Ha bizonytalan vagy, mindig érdemes a professzionális oldalra tévedni.

Döntsd el, hogy megfelelő-e a lezárás. Ha már több e-mailt váltottál valakivel, csábító lehet kihagyni a lezárást. Ebben az esetben jó, ha átgondoltan teszed bele az e-mailedbe a lezárást. Bár lehet, hogy a beszélgetésetek már kötetlenebbé vált, az e-mail zárása még mindig a részletekre való odafigyelésről és a szakmaiságról tanúskodik. Ráadásul a címzett továbbíthatja az e-mailt másoknak is a szervezeten belül, akik esetleg korábban nem kommunikáltak veled. Egy átgondolt lezárás kedvező benyomást fog hagyni bennük, és egyértelművé és követhetővé teszi a kommunikációt.

Mit tartalmazzon az e-mail befejezése

Van néhány elem, amelyet figyelembe kell venni, amikor megírod e-mailjed zárószövegét. Íme, mit kell tartalmaznia:

1. Egy zárósor

Az e-mail utolsó sorának nemcsak hálát kell osztani a címzettel, amiért elolvasta az üzeneted, hanem tartalmaznia kell egy cselekvésre való felhívást vagy kijelentést is, amely vagy válaszadásra ösztönzi a címzettet, vagy azt mutatja, hogy számít a válaszra. A záró sor például így nézhet ki:

Köszönöm, hogy időt szakított az önéletrajzom és a szakmai referenciáim áttekintésére. Várom, hogy hamarosan jelentkezzen!

Tisztelettel,

Beth McKnight

2. Teljes neved

Használd a kereszt- és vezetékneved az e-mail aláírásban, hogy elkerüld a félreértéseket, és segítsen abban, hogy emlékezzenek rád. Ha a teljes neved használod az e-mail aláírásában, önéletrajodban, kísérőleveledben és minden más dokumentumban, amelyet megosztasz, megnő az esélye, hogy választ kapj.

3. A szakmai címed

Nem feltétlenül kell használni a jelenlegi munkaköri címét (pl. Account Manager az ABC Company-nál), de hasznos lehet, ha olyan címet adsz meg, amely szemlélteti, mivel foglalkozol. Például,

Joe Jefferson

Értékesítési menedzser

4. Kapcsolattartási adatok

Bár az üzenetet fogadó személy már rendelkezik az e-mail címeddel, fontos, hogy további kommunikációs módokat is megadj, például a közvetlen telefonszámod.

A professzionális e-mail lezárásokban használandó és kerülendő kifejezések

Míg néhány lazább zárómondat rendben lehet, ha már egy vállalatnál dolgozol, és kommunikálsz a kollégáiddal, a felvételi eljárás során használt mondataidnak professzionálisabbnak kell lenniük.

Professzionális e-mail záró példák

Íme néhány a leggyakoribb módok közül, ahogyan egy professzionális e-mailt lezárhatsz:

Legjobb

Őszintén

Üdvözlettel

Üdvözlettel

Köszönöm

Szívélyes jókívánságok

Hálával

Köszönöm szépen

Tisztelettel

Példák az elkerülendő e-mail zárószövegekre

Íme néhány e-mail zárómondat, amelyet szakmai környezetben kerülni kell:

Barátod

Egészségedre

Béke

Köszönöm szépen

Hamarosan beszélgetünk

Üdvözlettel