, 2022/10/5
Az első benyomás fontos, és gyakran az üzleti életben az első kapcsolatfelvétel valakivel e-mailben vagy levélben történik. Amikor üzleti levélírásról van szó, elvárják, hogy megfelelő üdvözléssel kezd, és kövess bizonyos szabályokat.
A legtöbb ember tudja, hogy a levelet "őszintén" vagy "legjobb kívánságokkal" kell befejezni, de hogyan kell kezdeni egy levelet? Akár kísérőlevelet, akár e-mail üzenetet küldesz, kulcsfontosságú, hogy jól csináld.
5 dolog, amit egy borítékba kell tennie
Szeretnéd biztosítani, hogy leveled a megfelelő személyhez jusson el? Megfelelően kell címezni a borítékot. Számos szabványos szabályt kell betartani, különösen akkor, ha egy nagy cégnek küldesz levelet, ahol különböző részlegek vannak. Ma már nagyon kevesen küldenek levelet borítékban, az üzleti levelezés azonban még mindig támaszkodik erre, és fontos lehet, ha állásra pályázol. Ha azt szeretnéd, hogy leveled a megfelelő személyhez kerüljön, kövesse az alábbi lépéseket:
1. Add meg elérhetőséged
Ha nincs előre nyomtatott borítékod, az első sorba írd be a neved, a céged nevét, az utcai címet és az irányítószámot a bal felső sarokba.
2. Add hozzá a címzett nevét
Nyomtasd ki a címzési blokk felső sorába, a boríték közepére, néhány sorral az adataid alá.
3. Adj hozzá címet
Ha ismered az illető munkakörét, írd a második sorba. Ha nincs meg ez az információ, írd helyette az osztály nevét.
4. Adjdhozzá a vállalat nevét
A következő sorban tüntesd fel annak a vállalatnak vagy szervezetnek a nevét, ahol a személy dolgozik. Ha ez az információ nincs a borítékon, előfordulhat, hogy a leveled nem a megfelelő személyhez jut el.
5. Használd a pontos utcai címet
A cég címét egyetlen sorban kell feltüntetni. Ha túl hosszú, írd a címet két különböző sorba, de ügyelj arra, hogy az utcanév az első címsorba kerüljön, és ne felejtsd el az irányítószámot is feltüntetni.
Hogyan kell címezni egy hivatalos levelet
A hivatalos és az informális levél két nagyon különböző dolog. Ha valaki elvárja, hogy hivatalos módon lépjen vele kapcsolatba, fontos, hogy ezt betartsd. Íme egy lépésről lépésre követhető útmutató, amely segít elsajátítani a hivatalos levelezés művészetét, és fejleszteni az íráskészségét.
Tedd az elérhetőségét a tetejére
Annak, akinek írsz, tudnia kell, hogy ki vagy, és hogyan válaszolhat neked, ezért ne felejtsd el az oldal bal felső részén feltüntetni elérhetőségeidet, beleértve a teljes nevedet, a postacímedet, az irányítószámodat és a telefonszámodat. Ez rendkívül fontos, mert nem akarod elveszíteni a lehetőséget, hogy az illető visszahívjon.
Ha például a kísérőlevélben nem tünteted fel ezeket az információkat, akkor ronthatod az esélyeidet, hogy megkapd álmaid állását, mielőtt még elkezdted volna.
Add meg a dátumot
Ez egy szuper egyszerű, de fontos lépés. Nézd meg a naptáradat, és írd be a dátumot közvetlenül az elérhetőségeid alá. Ez emlékeztetőül szolgál majd annak, akinek írtál, és tudatja vele, hogy időben válaszolnia kell.
Írd meg a címzett címét
Ez egy egyszerű, de mégis kulcsfontosságú részlet. A levél bal felső sarkába, néhány sorral a dátumsor alatt helyezze el az illető címét. Íme egy hasznos példa, amelyet felhasználhatsz az üzleti leveled megfelelő formázásához:
Címzett címe
Használj üdvözlést
Akár referencialevelet, akár üzleti e-mailt készítesz, a hivatalos üdvözlés minden típusú online és offline levelezésnél elengedhetetlen. Nézzünk tehát néhány teendőt és tilalmat a megfelelő üdvözlés kiválasztásában.
Válassz például egy hagyományos üzleti levél üdvözlést:
"Tisztelt Uram vagy Hölgyem"
"Kedves Mr. vagy Mrs."
"Helló [név]" (ha ismeri az illetőt)
"Üdvözlöm [Név]" (ha ismeri az illetőt)
Bár a "Kedves" üdvözlés manapság túl formálisnak és kissé régimódinak hangzik, mégis tökéletes bármilyen üzleti levélhez. Ha ismeri a címzett nemét, használja a "Kedves" szót, amelyet a személy titulusa (Mr., Ms.) és vezetékneve követ:
"Kedves Ms. Partridge, ..."
Ha csak a teljes nevet ismeri, használja azt cím nélkül. Például:
"Kedves Monica Partridge, ..."
Ne
Ne használj olyan informális üdvözléseket, mint a "Hé!" vagy a "mi újság". Ez nem illik egy hivatalos levélhez. Kerülje a "kinek szól" kifejezést is, ez kevésbé személyes, mint a "kedves uram vagy hölgy".
Hogyan címezz egy levelet valakinek, akit nem ismersz?
Előfordulhat, hogy a címzett teljes neve nem áll rendelkezésedre, különösen, ha olyan valakinek írsz, aki olyan szervezetnél dolgozik, amellyel még soha nem dolgoztál együtt. Javasoljuk, hogy próbálj meg egy kicsit kutakodni, hogy megpróbáld megtalálni a megfelelő személy nevét. Sokkal többet fog jelenteni nekik, ha megtetted ezt az erőfeszítést, és megfelelően tudod megszólítani őket.
Bármikor felhívhatod a vállalatot, és kérheted ezt az információt. Egy másik praktikus megközelítés az online keresés a Facebookon vagy a LinkedInen keresztül. Elvégre jó első benyomást akarsz kelteni.
Vegyél fel kettőspontot vagy vesszőt
A köszönés után mindenképpen tegyél vesszőt vagy kettőspontot. Például:
"Kedves Monica Partridge,"
Egyesek úgy gondolják, hogy a vessző jobban működik az üzleti levelezésben. Mások inkább kettőspontot tesznek. Ez személyes preferencia, ezért válaszd a kedvenced, és ragaszkodj hozzá, hogy minden leveled következetes legyen.